Разработка внутренней документации

«Документооборот» — это слово, которое ассоциируется с костной, задерживающей прогресс, инертной бюрократической машиной. В то же время документация является неотъемлемой частью успешного бизнеса. И чтобы она не  сдерживала творческую активность работников, а стимулировала ее и направляла в нужное русло – разрабатывать внутреннюю документацию предприятия необходимо с особой тщательностью. При этом должны быть учтены юридический и коммуникативный аспекты.

Наиболее важен при проектировании трудового договора юридический аспект. Важную роль в этом играет характер деятельности фирмы и основные направления внутренней политики, которые станут в основу отношений в коллективе.

Разработка внутренней документации предприятия предусматривает создание должностных инструкций, приказов и решений. Кроме юридической безупречности, они должны быть четко сформулированы и однозначно истолковываться.

Немалую роль для внутреннего пользования играют правила, положения и иные документы, которые регламентируют повседневную офисную жизнь. В таком случае внутренняя документация разрабатывается с учетом  фирменного стиля фирмы, целей и перспектив развития, которые декларирует компания.

Юридическая компания «Левония» в своем штате имеет специалистов, которые ориентируются в различных отраслях права, поэтому разработанная ими, внутренняя документация предприятия, с юридической точки зрения, будет безупречна. Компания накопила богатый опыт, за время многолетней работы в Москве, составления подобной документации, что дает возможность в каждом конкретном случае создавать гибкую и эффективную систему документации.

Юристы компании «Левония» готовы составить для вас всю необходимую внутреннюю документацию, а именно: трудовые договора, должностные инструкции, решения, приказы, положения, правила и другие документы.

 

Внутренняя документация – это один из основных институтов, который регулирует корпоративные отношения, и поэтому данный вопрос заслуживает особого внимания. Именно несовершенство во внутренних документах предприятия часто определяет результат в корпоративных конфликтах. Зачастую внутренние документы компании могут являться источником конфликта. Иногда случается так, что внутренние документы конфликтуют друг с другом. Вместе с этим надлежащая культура и практика разработки внутренних документов в компаниях России пока еще не сформировалась.

Возможно эта ситуация сложилась в результате катастрофической недостачи практических материалов посвященных подготовке внутренней документации предприятий. Преимущественно это лишь материалы, которые определяют реквизиты документа, описывающие и регламентирующие документооборот и немногие рекомендации по структуре документа. По вопросу возможных ошибок при ведении документации, правильности  заполнения, понятия качества документа – эти все и многие другие аспекты данной проблемы, как обычно, остаются «за кадром».

Трудовой кодекс нашей страны предъявляет жесткие требования к оформлению отношений между работодателем и работником. Несоблюдение таких требований может привести работодателя к привлечению административной ответственности. Каждое предприятие, в соответствии с действующим законодательством, должно иметь правильно оформленную документацию, независимо от формы собственности. В обязательном порядке должна быть оформлена документация при приеме на работу, при переводе на другую работу, при увольнении с работы, при оформлении  отпусков, при оформлении дисциплинарных взысканий и поощрений, а также относительно вопросов охраны труда и еще многое другое.

Как правило, если предприятие не имеет специально людей, которые ведут всю необходимую документацию, отсутствует отдел кадров либо специалисты, которые занимаются вопросами трудового законодательства, то документация по трудовым взаимоотношениям работодателей и работников предъявляемым нормам и требованиям не соответствует. Суды в первую очередь, обращают внимание на предъявленные документы, в случаях решения трудовых споров. Во всех документах должны быть выполнены требования, которые предъявляет Трудовой кодекс Российской Федерации к процедурам приема и увольнения. Работодатели достаточно часто могут проигрывать трудовые споры, даже в ситуации, когда закон на их стороне,  лишь только по тому, что не был правильно оформлен пакет документов относительно сотрудника, с которым решается данный трудовой спор. В большинстве случаев, предприятия не имеют должностных инструкций для работников, что в результате затрудняет определение точного круга обязанностей для работников.

Внутренние организационные документы играют важную роль в организационной сфере предприятия. Их разрабатывают и принимают сами учреждения, организации и предприятия. Именно ими регламентируются управленческие действия, то есть устанавливается порядок и фиксируются определенные условия эффективного их выполнения в конкретном предприятии.  Четкая структура и правовой статус определенного звена управления, утверждение его функций и порядка функционирования, кооперации и разделения труда сотрудников являются условиями эффективного выполнения  функций. Кроме этого, не менее важным является разработка и закрепление правил выполнения различных видов работ по документационному обеспечению управления.

Законодательство Российской Федерации диктует необходимость разработки внутренней документации, которая определяется  законом, как регулятор внутренней жизни любого предприятия.

Внутренняя документация – это локальные нормативные акты, составляющая правовую основу  деятельности любой организации, так как содержит нормы, которые обязательны для исполнения, как для органов управления, так и для работников.

Организационные документы состоят из учредительных документов, а именно: из Устава, из положений (об организации, о структурных подразделениях, о коллегиальном органе, об определенных сферах деятельности), инструкций (должностных инструкций, по отдельным видам деятельности); ряда других документов.

Документационное обеспечение – это основа, обеспечивающая функциональность управления. От правильной и качественной организованности документационного обеспечения зависит эффективность управленческой деятельности.

Как правило, далеко не каждый руководитель предприятия имеет опыт составления большого числа должностных инструкций.  Именно поэтому хороший директор вряд ли сможет составить этот важный документ для каждого сотрудника самостоятельно. Единственно правильный выход в данной ситуации – обратиться к профессионалам.

Юридическая компания «Левония» разрабатывает внутреннюю документацию предприятий малого и среднего, а также крупного бизнеса. Исследовав наиболее важные для вас и для всех сотрудников дела, даже «бытовуху» вашего предприятия или офиса, мы произведем разработку вашей организационной структуры и составим качественный срез всех бизнес-процессов предприятия. После чего каждый бизнес-процесс выделим в отдельную схему и построим должностную инструкцию и необходимые регламентирующие документы для успешного и результативного функционирования каждого сотрудника.